行政管理论文分析省级综合档案馆服务模式发展探讨

省级综合档案馆服务模式发展探讨

一、核心结论：服务模式需从“被动保管”向“主动赋能”转型

当前省级综合档案馆服务模式面临服务范围有限、方式单一、人才与技术支撑不足等挑战，需通过顶层设计优化、资源整合创新、技术深度赋能、用户需求导向四大路径，构建“开放共享、智慧高效、精准服务”的新型服务模式，以适应数字化时代公众对档案信息的需求。

二、现存服务模式困境分析

服务范围与方式滞后

被动接收模式：多数省级档案馆依赖政府机关移交文件，信息更新滞后，难以满足社会对实时档案的需求。例如，民生档案（如社保、婚姻登记）的利用需求激增，但档案馆因接收流程繁琐，导致服务响应缓慢。

服务方式单一：以线下查档为主，线上服务功能有限，且缺乏个性化、场景化服务设计。如湖北省档案馆虽建成“湖北省档案资源共享利用平台”，但部分省份仍停留在“目录查询+纸质复印”阶段。

资源整合与利用效率低

资源分散：档案资源按部门、地区分割管理，跨馆利用需多次申请，增加用户成本。例如，跨省查档需通过邮寄或现场办理，耗时长达数周。

开发深度不足：档案资源多以原始文件形式存在，缺乏深度挖掘与二次加工。如湖北省档案馆虽建成“十大档案专题数据库”，但多数省份的专题数据库仍停留在目录级，全文开放率不足30%。

技术支撑与人才短板

信息化水平参差不齐：部分省级档案馆已实现“全域数字档案一体化”（如日照市档案馆），但仍有省份存在“系统孤岛”问题，数字档案与纸质档案管理割裂。

复合型人才匮乏：既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才不足，导致新技术应用滞后。例如，人工智能在档案开放审核中的应用率不足20%，非密档案开放审核仍依赖人工。

用户需求响应不足

需求调研缺失：多数档案馆未建立用户需求反馈机制，服务内容与公众需求脱节。例如，老年群体对纸质档案依赖度高，但档案馆数字化后减少了纸质服务窗口。

服务效益低下：档案利用以学术研究为主，民生服务占比不足40%，未能充分发挥档案在解决社会问题中的作用。

三、服务模式创新路径

顶层设计：构建协同服务机制

政策引导：出台省级档案馆服务标准与考核细则，明确服务方向与重点。例如，河南省提出“启动省域内档案馆际协同联动服务机制”，推动跨馆查档“一网通办”。

资源整合：建立省级档案资源目录中心，实现全省档案资源“一库统管、一键检索”。如湖北省档案馆接收市州县档案馆电子档案目录150万余条，形成区域档案目录中心。

技术赋能：打造智慧档案服务

数字化升级：推进“存量档案数字化、增量档案电子化”，提升档案可及性。日照市档案馆实现纸质档案数字化94.46万卷，馆藏档案应数字化率达90.7%。

智能化应用：引入人工智能技术，优化档案开放审核、检索推荐等功能。湖北省档案馆非密档案开放审核数字化支持率达100%，审核效率提升50%以上。

平台化服务：建设省级档案资源共享利用平台，支持“一馆查档、百馆联动”。湖北省平台实现从线下到线上、从PC端到移动端的跨越，年均利用人次超1.6万。

用户导向：精准匹配服务需求

需求调研：定期开展用户满意度调查，明确不同群体需求。例如，针对老年群体保留纸质服务窗口，针对青年群体开发移动端查档APP。

场景化服务：围绕民生、科研、文化等场景，提供专题档案服务。湖北省档案馆建设“湖北方言”“武汉军运会”等8个特色专题目录，共30万余条。

个性化推荐：利用大数据分析用户行为，推送定制化档案信息。如日照市档案馆通过关键词搜索，5分钟内为用户定位所需档案。

人才培育：强化专业支撑能力

培训体系：建立“业务指导+专业技术培训+政策研习”的复合型培训机制。河南省调查显示，97.7%的样本认为业务指导有利于提升能力，96.9%认可专业技术培训。

激励机制：将服务创新纳入绩效考核，鼓励工作人员参与技术研发与服务优化。例如，湖北省档案馆通过“智慧库房管理”等系统部署，提升管理效率20%以上。

四、典型案例借鉴

湖北省档案馆：“数智融合”模式

技术架构：建成“四网、五端、六房”信息化平台，部署6大业务系统，实现档案业务全流程数字化。

服务创新：打造“十大档案专题数据库”，归集档案目录1147万条、全文187万件，支撑党委政府决策与科研成果转化。

安全防护：建立磁、光、电多载体冷热备份系统，完成重要档案数据异地备份，确保数据安全。

日照市档案馆：“全域数字档案一体化”模式

资源整合：馆藏档案达65.9万卷件，涵盖文书、科技、声像等11种专业档案，形成多元化资源体系。

服务效率：通过数字化改造，查档时间从数小时缩短至5分钟，年均服务市民超10万人次。

社会影响：参与编撰《沂蒙精神专题档案汇编》，获评全省档案编研示范案例，推动档案文化传播。

五、未来展望

省级综合档案馆需以“用户为中心、技术为驱动、协同为路径”，构建“开放、智慧、精准、安全”的服务模式。通过政策引导、技术赋能、用户导向与人才培育，推动档案服务从“保管型”向“服务型”、从“单一化”向“多元化”、从“被动响应”向“主动赋能”转型，最终实现档案资源的社会价值最大化。